Lediga jobb som Administrativ assistent i Trosa

Kyrkogårdsexpeditionen, projekt
”Se jag gör allting nytt”
Ur Uppenbarelseboken 21:5
Trosa församling sträcker sig över orterna Trosa, Vagnhärad och Västerljung i Sörmland, söder om Stockholm. Här finns både charmig kuststad, något av bruksort och vacker landsbygd. Församlingen har fyra kyrkor, fem begravningsplatser och två församlingshem. Vi är en inflyttningsförsamling där många av våra ca 9 000 församlingsmedlemmar är barn och unga. Församlingens verksamheter och gudstjänstliv genomsyras av att alla ska känna sig välkomna.
Varför jobba hos oss?
Vi är ett arbetslag, som tillsammans skapar framtid i nuet. Det finns stora möjligheter att vara med och påverka ditt eget och församlingens arbete. Som medarbetare hos oss får du goda möjligheter till fortbildning, handledning och friskvård. Som församling arbetar vi tillsammans för att vara ett svar på Guds uppmaning att visa omsorg om varandra.
Om tjänsten
Kansliet är församlingens stödjande funktion och handhar till exempel bokning av kyrkliga handlingar, lokaler samt borgerliga begravningar, sköter församlingens- och begravningsverksamhetens diarie- och arkivhantering, registrering i K-bok, gravboken, fakturering samt diverse utskick. Kansliet möter olika typer av frågor, människor med varierande behov och är församlingens ansikte utåt. Kansliet ansvarar för kommunikationen, både den interna- och den externa, till exempel hemsida, sociala medier, församlingsbladet Ankrad och olika utskick.
I din roll ingår det att arbeta med begravningsadministration samt att biträda kyrkogårdschefen i vissa projekt och vid dennes frånvaro. Tjänsten är på timme eller enligt överenskommelse, under en tidsbegränsning. Dina främsta uppgifter är att administrera handlingar, utskick och att uppdatera gravboken.
Vem är du?
Vi söker dig som har tidigare erfarenheter inom begravningsadministration och gillar ordning och reda och brinner för service, både inom – och utanför organisationen. Du har en positiv grundsyn, är lösningsorienterad, kommunikativ och prestigelös. Du är nyfiken och gillar utmaningar. Du har ett ödmjukt och flexibelt förhållningssätt, men kan sätta gränser. Vi förutsätter att du har goda kunskaper i Officepaketet, vana att arbeta i olika typer av digitala system. Du har för tjänsten relevant utbildning eller arbetslivserfarenhet, som arbetsgivaren bedömer likvärdig.
Det är meriterande om du arbetat med KBOK, KOB, Aveny eller Labora, Public 360 samt med myndighetsutövning inom ramen för begravningslagen.
Du är trygg i och delar Svenska kyrkans värderingar i både ord och handling. Medlemskap i Svenska kyrkan krävs.
Kansliet är beläget i centrala Trosa. Det finns kollektivtrafik, vi kräver B-körkort och tillgång till egen bil är en fördel, men är inget krav.
Ansökan Välkommen med din ansökan, personligt brev och CV, senast den 10 mars 2024. Vi tar emot ansökningar via mejl eller brev.
Mejl: [email protected]
Adress: Trosa församling, Östra långgatan 87, 619 30 Trosa.
Intervjuer: Vi kallar löpande till intervjuer.
Anställning: Omgående. Tjänsten är 75–100 % eller enligt överenskommelse i 6 månader, med möjlighet till förlängning.

Vi avböjer hjälp från rekryteringsföretag. Visa mindre

I Trosa kommun satsar vi på att våra barn och elever ska få en så bra start i livet som möjligt. Från det första mötet med förskolans värld, hela vägen genom förskoleklass, grundskolan och fritidshem gör våra medarbetare sitt yttersta för att varje barn och elev ska få de utmaningar och den stöttning som krävs för att nå sina drömmar och mål. Är du vår nästa kollega vid skolkontorets administrativa verksamhet? Skolkontorets administrativa enhet är placerad i Trosa inom gångavstånd till centrum, nära till busshållplats och med skogen rakt utanför kontoret. Vi sitter tillsammans med skolchef och andra centrala funktioner på Skolkontoret. På den administrativa enheten arbetar fem personer som stöttar samtlig barnomsorg- och skolverksamhet med frågor såsom placering och avgifter till förskola och fritids, skolskjuts, styrdokument och rutiner, systemstöd, köp och uppföljning av gymnasieplatser, vuxenutbildning med mera.

UPPDRAGET SOM ADMINISTRATIV SAMORDNARE
Förutom att du är en vass administratör tror vi att du drivs av att stödja en av kommunens högst prioriterade verksamheter - skolan.

Din huvudsakliga uppgift innebär att administrera och samordna uppdrag inom skol- och barnomsorgsområdet för hela kommunen. Exempel på arbetsuppgifter är hantering av skolpeng och interkommunal ersättning, uppföljning av barnomsorgskö, placering och avtal om förskoleplats, avgifts- och fakturahantering. Dessutom samordning av skolval till förskoleklass och utredning av skolpliktsfrågor på förvaltningsnivå.

Du kommer att ha ett nära samarbete med övriga funktioner på kontoret, skoladministratörer och rektorer, men även med andra förvaltningar och myndigheter. Du håller samtidigt en kontakt med medborgare via e-post, telefon och besök. Då rollen även innebär uppföljning av att barnomsorgs- och avgiftsregler följs samt andra ärenden av mer utredande karaktär krävs att du har god analytisk förmåga. Rollen innebär kvalificerat administrativt arbete, systemansvar och stöd i verksamhetssystemen.

VEM SÖKER VI?
 Du har:


• Eftergymnasial utbildning inom administration, ekonomi eller annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Minst tre års erfarenhet av kvalificerade administrativa uppgifter
• Mycket god datorvana och kunskaper i Officepaketet med krav på ekonomisk förståelse
• Mycket goda kunskaper i svenska språket både i tal och skrift
• Körkort B
• Meriterande med kunskaper i Procapita och diarieföring

Meriterande är erfarenhet av att arbeta inom kommun eller annan offentlig verksamhet, gärna inom barnomsorg- och utbildning. Du har förmåga att självständigt planera ditt arbete, vara strukturerad och målinriktad. Du kan hantera många ärenden under perioder med hög belastning och har en mycket god kommunikativ förmåga, och ett professionellt bemötande i alla situationer.

Du har en förståelse för de regelverk som styr arbetet, och drivs samtidigt av arbete med att utveckla och förbättra. Den täta kontakten med kollegor samt allmänheten gör att du behöver ha en mycket god kommunikations- och samarbetsförmåga, vara serviceinriktad och ha ett professionellt bemötande. Uppdragets administrativa tyngdpunkt och bredd förutsätter att du är prestigelös och kvalitetsmedveten med öga för detaljer. 

VAD ERBJUDER VI?
En bred och varierande roll där du arbetar nära dina kollegor och chef. Ett organisationsklimat som värnar om medborgarnas och medarbetarnas bästa genom relationer, innovativa och kreativa lösningar.


• Ett team med bredd och varm arbetsmiljö
• Friskvårdsbidrag
• Tillgång till ett stort utbud av Sunt Liv aktiviteter med en blandning av fysisk aktivitet och kultur hos aktörer baserade i Trosa kommun
• Introduktionsdag tillsammans med andra nyanställda kollegor från hela kommunen
• Flextid
• Semesterväxling 

  

INFORMATION OM ANSTÄLLNINGEN
Anställningsform:  Tillsvidare

Omfattning: Heltid, 100%

Tillträde: Januari eller enligt överenskommelse

 

ÖVRIGT
Vi arbetar med löpande urval och kan komma att kalla till intervju innan sista ansökningsdatum.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.

Den som erbjuds tjänst inom förskola och skola måste uppvisa utdrag ur belastningsregister enligt gällande lagstiftning (Lag [2000:873] om registerkontroll av personal inom förskoleverksamhet, skola och skolbarnsomsorg). 

Varmt välkommen med din ansökan!

VILL DU VETA MER?
I Trosa kommun satsar vi på att våra barn och elever ska få en så bra start i livet som möjligt. Från de första stegen i förskolans värld, hela vägen genom grundskolan och fritidshem gör våra medarbetare sitt yttersta för att varje barn/elev ska få den stöttning som krävs för att nå sina drömmar och mål.

Vi arbetar ständigt för att skapa engagemang och arbetsglädje och vi är väldigt stolta över att Trosa kommun i flera år legat i den absoluta Sverigetoppen när det gäller engagerade medarbetare enligt SKR (Sveriges Kommuner och Regioner, HME).



Läs mer om barn och utbildning i Trosa kommun här. Visa mindre

För många börjar Trosa kommun som en sommarförälskelse som övergår till något mer. Våra verksamheter genomsyras av Trosaandan som är en känsla som nästan går att ta på. Det är det varma bemötandet mellan kollegor, och en chef som ser dig, ger dig ansvar och stöttar dig i din utveckling. På grund av vår litenhet har du stora möjligheter att utvecklas och göra avtryck, och har alltid nära till kollegor, näringsliv och medborgare.

Vård och omsorg i Trosa kommun har under många år bedrivit verksamhet i framkant där kvalitén är hög och medarbetarna engagerade. Vi ger individcentrerad omvårdnad där du får arbeta med något av det bästa och mest berikande som finns – att tillgodose våra medborgares individuella behov av vård och omsorg så att de ska känna trygghet och meningsfullhet.

 

Vad innebär det att jobba hos oss?
I vår kommun skapar vi familjär stämning och har god sammanhållning. Närheten inom kommunen möjliggör goda samarbeten, vi har en nära dialog med övriga övriga inom vård- och omsorgskontoret. Hos oss blir du en del av ett team som trivs och har roligt på jobbet. Här erbjuds även möjlighet att påverka och utveckla verksamheten.

Just nu söker vi en vikarie under 6  månader med eventuellt möjlighet till förlängning. Du kommer att vara anställd inom vård- och omsorgskontoret, inledningsvis på Hemtjänsten i Vagnhärad. Du kommer att arbeta i tätt samarbete med enhetschef och övriga samordnare. Som samordare kommer du att 


• planera scheman och schemaändringar tillsammans med enhetschef
• dagliga personalplaneringen i TES
• lägga in avvikelser i Schema o Bemanna
• ordna vikarier vid korttidsfrånvaro utifrån behov
• lägg in nya brukare i Treserva, informera brukare vid förändringar
• stötta medarbetare vid upprättande av avvikelser
• planera introduktioner för vikarier
• planera och uppdatera arbetsbeskrivningar, utifrån brukares behov
• beställa varor från upphandlade leverantörer

 

Vem söker vi?
Du har ett genuint intresse för människor och omvårdnad. Som person är du nyfiken och öppen för att lära dig mer. Du ska vara professionell och  objektiv i ditt arbetssätt. Du trivs med att arbeta med människor, har en god samarbetsförmåga och är bra på att skapa goda relationer.

Du är/har:


• gymnasieexamen, med fördel inriktning inom vård- och omsorgsområde
• minst 1 års erfarenhet av administrativt arbete, att planera och schemalägga
• goda kunskaper i TES och Treserva är extra meriterande
• B-körkort
• mycket goda kunskaper i svenska i tal och skrift.

Arbetstid är för närvarande måndag-fredag, med start klockan 6.30

INFORMATION OM ANSTÄLLNINGEN
Anställningsform: Tidsbegränsad i 6 månader med eventuell möjlighet till förlängning 

Omfattning: Heltid

Tillträde: Enligt överenskommelse

 

ÖVRIGT
Vi arbetar med löpande urval vilket innebär att vi kan komma att kalla till intervju redan innan sista ansökningsdatum gått ut.

Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. 

Varmt välkommen med din ansökan till Trosa kommun! Visa mindre

I Trosa kommun satsar vi på att våra barn och elever ska få en så bra start i livet som möjligt. Från det första mötet med förskolans värld, hela vägen genom förskoleklass, grundskolan och fritidshem gör våra medarbetare sitt yttersta för att varje barn och elev ska få den stöttning som krävs för att nå sina drömmar och mål.

Att arbeta i den lilla kommunen möjliggör goda samarbeten mellan skolor och andra verksamheter i kommunen. I rollen som samordnare för skolskjuts blir du en del av Skolkontorets centrala administrativa team som sitter på Skolkontoret, du har också möjlighet att delvis arbeta hemifrån. Du kommer rapportera till administrativ chef.

 

UPPDRAGET SOM SKOLSKJUTSSAMORDNARE

Du kommer arbeta med myndighetsutövning kring skolskjuts utifrån skollagen och kommunens riktlinjer. Tjänsten innebär att självständigt utreda, bedöma och besluta om skolskjuts och elevresor. På sikt kan fler utredningsuppdrag avseende andra typer av skolfrågor komma att ingå.

I tjänsten ingår det att sköta praktisk planering och handläggning av turer och beslutshantering. Du ansvarar för att ansökningar går lätt att göra, att korrekta beslut fattas, rätt resor beställs i rätt tid, att gjorda beställningar granskas och dess ekonomiska och juridiska effekter följs upp. Du ansvarar för att uppdatera Skolkontorets styrdokument kring skolskjuts enligt gällande regelverk. Du handlägger framtagandet av upphandlingsunderlag för skolskjutsavtal, genomför avtalsuppföljningar och har ett aktivt och löpande driftssamarbete med skolskjutsentreprenörer.

Ditt ansvarsområde innebär att du leder möten och samordnar verksamheten med skolans centrala funktion och skolornas schemaläggning. Du har en rådgivande funktion i frågor som rör skolresor mot skolchef och kommunstyrelsen. Du kommer vara föredragande i olika sammanhang, såsom ledningsgrupps- och nämndmöten.

En stor och viktig del i arbetet är kommunikation med medborgarna, kommunens skolorganisation och de företag som utför skolskjuts. Vi strävar efter att ha en effektiv och kundorienterad arbetsprocess där medborgarnas behov är grunden för vårt uppdrag.

 

VEM SÖKER VI?

Du har:


• Högskoleutbildning inom administration/juridik/ekonomi/statsvetenskap eller annan utbildning/erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig
• Mycket god datorvana och kunskaper i officepaket
• Mycket goda kunskaper i svenska språket både i tal och skrift
• Körkort B

 

Vi vill gärna att du har erfarenhet av myndighetsarbete/ myndighetsutövning, handläggning och erfarenhet från arbete med skolfrågor. Har du arbetslivserfarenhet av trafikplanering, ruttplanering eller annan typ av transportlogistik är det meriterande. Du är van vid att hålla dig uppdaterad om och sätta dig in i gällande lagstiftning.

Du har förmågan att självständigt planera ditt arbete och arbeta strukturerat och målinriktat. Du kan fatta många beslut under kort period samt strukturera dessa i datasystem. Du har en mycket god kommunikativ förmåga, och ett professionellt bemötande i alla situationer.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

 

VAD ERBJUDER VI?

Du blir inbjuden till en introduktionsdag för alla nyanställda i Trosa kommun där du får ta del av kommunen på en guidad busstur genom verksamheterna. Under introduktionsdagen får du lära dig mer om hur kommunen arbetar samt träffa de olika verksamhetscheferna och andra kollegor inom kommunen.

Hos oss finns:


• Introduktionsdag
• Friskvårdsbidrag
• Tillgång till ett stort utbud av Sunt Liv aktiviteter med en blandning av fysisk aktivitet och kultur hos aktörer baserade i Trosa kommun
• Chefsförsörjningsprogram för blivande ledare
• Flextid
• Semesterväxling
• Möjlighet att delvis arbeta hemifrån

 

OM ANSTÄLLNINGEN

Anställningsform: Tillsvidare

Omfattning: Heltid, 100%

Tillträde: September 2022 eller enligt överenskommelse

 

ÖVRIGT

Vi arbetar med löpande urval och kan kalla till intervju innan ansökningstiden har gått ut.

Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

Är du en social administratör som får en kick av att pussla med scheman och alltid drömt om att vara med och utforma en helt ny samordnande roll? Välkommen till oss!

Hos oss blir du del av ett team med stor arbetsglädje och brinnande intresse för verksamheten. Vi har en kultur som är öppen och nyfiken med ett lekfullt lärande som bidrar till stor arbetsglädje. Rollen som samordnare på förskolorna är helt ny i Trosa kommun, vilket innebär att du tillsammans med din rektor kommer vara delaktig i att utforma tjänsten.

Vi kommer anställa två samordnare som arbetar mot olika förskolor, Fageräng/Väsby i Vagnhärad och Tallbacken/Björkbacken i Trosa. Förskolorna under varje rektor har gemensamma möten och samarbete över förskolorna, även rektorerna på våra olika förskolor har ett tätt samarbete. Vi tror på nätverk och relationer, och ni två samordnare kommer bilda ett team som kan stötta och täcka upp för varandra. 

 

UPPDRAG
Tjänsten är under utformning men grunden är lagd, du kommer vara förskolerektors och pedagogers högra hand och i nära samarbete med dina förskolor arbeta med huvudsakligen:

Vikarieanskaffning. Ta emot frånvaroanmälningar från befintlig personal, ringa in vikarier, ha en överblick på förskolornas bemanning för att hitta bästa möjliga bemanningslösning, samt vara kontaktperson gällande nya timvikarier. Detta innebär att din arbetsdag börjar kl 06.00 för att vara redo att ta emot frånvaroanmälningar och börja ringa in personal.

Systemansvarig för vårt schema- och bemanningssystem. Administrera, uppdatera och förvalta Schema&Bemanning; med relevant information (scheman och personaluppgifter), fungera som kontaktperson och tillsammans med din samordnarkollega vara sammanhållande för Schema&Bemanning; inom förskolorna, samt vara stöd till rektorer och systemanvändare i en växande verksamhet.

Du kommer också utföra övriga administrativa sysslor, bl.a. hantera fakturor, göra inköp/beställning, felanmälan, vara behjälplig vid mötesanteckningar, med mera.

 

VEM SÖKER VI?
Vi söker ett administrativt ess som förstår både system och människor. Din tidigare administrativa erfarenhet har visat att du är strukturerad och välorganiserad. Du har förmågan att se hur du kan arbeta med detaljerna för att påverka helheten. Du skapar positiva möten med människor i alla åldrar, och är en fena på att skapa ordning och systematisera. Du har hög integritet, inger förtroende, kan hitta lösningar och får med dig andra för att förverkliga dessa. Du navigerar med lätthet i digitala landskap.

Du är/har:


• Gymnasieexamen, med fördel inriktning ekonomi/administration
• Utbildning från högskola eller universitet är meriterande
• Tidigare erfarenhet från administrativt arbete
• Goda kunskaper i svenska i tal och skrift – behärskar du fler språk är det ett plus
• B-körtkort
• Mycket god digital kunskap är ett krav
• Erfarenhet från Schema&Bemanna; (BeSched) eller liknande system
• Erfarenhet från förskolan är meriterande

 

INFORMATION OM ANSTÄLLNINGEN
Anställningsform: Tillsvidareanställning, provanställning på 6 månader kommer att tillämpas

Omfattning: Deltid 75%

Tillträde: Snarast eller enligt överenskommelse

Arbetstider: 06.00 - 13.00 måndag till fredag (kan komma att ändras)

 

OM FÖRSKOLORNA
Fageräng och Väsby i Vagnhärad har tillsammans ett 40-tal medarbetare som tar hand om 170 barn. Fagerängs hörnstenar är lek, rörelse och återhämtning i balans, och på Väsby har vi fokus hälsosam verksamhet för en stressfri miljö för både barn och vuxna. Vagnhärad ligger omgärdat av skog och hagar, hit går både buss och tåg från Stockholm, Nyköping och Södertälje. 

Ett stenkast från centrala Trosa med skogen runt hörnet och havet på gångavstånd ligger Tallbacken och Björkbacken precis bredvid varandra. Här arbetar ett 30-tal medarbetare med ca 140 barn. Tallbacken och Björkbacken har förutom utevistelse även ett stort fokus på digitalisering. Till Trosa går buss från Stockholm, Nyköping och Södertälje. 

 

ÖVRIGT
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanbeder oss därför bestämt kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande. Vi arbetar med löpande urval och kan komma att kalla till intervju innan sista ansökningsdag.

 

Varmt välkommen med din ansökan till Trosa kommun! Visa mindre